Volver a los casos

Constructora industrial · en curso

Un sistema propio, en lugar de uno que cuesta millones

Una constructora industrial del noroeste de México operaba con un software de obra comprado, caro y complicado, y con decenas de hojas de cálculo que iban y venían por correo. En lugar de cambiarlo por otro sistema de catálogo, le estamos construyendo el suyo por fases, y cada fase entra a operar antes de que arranque la siguiente.

El objetivo

Que la información de cada obra se capture una sola vez, en el lugar donde nace, y que de ahí fluya sola hasta el pago. Su director de operaciones lo dijo así: «que no exista posibilidad de error humano: no vi el correo, no capturé esto, lo capturé mal».

Así trabajaba antes

• Los presupuestos de más de diez años vivían en archivos de Excel sueltos, con un formato distinto por cliente. Para consultar uno había que encontrarlo, abrirlo y comparar a mano, y las versiones se sobreescribían.
• El software de obra que ya pagaban tenía las funciones, y su problema era lo complicado: la gente de campo le pasaba el trabajo a la oficina y los proveedores evitaban su portal.
• Una estimación de obra se capturaba tres veces: del sistema a una hoja de cálculo y de regreso.
• La programación semanal de pagos era otro Excel que viajaba por correo. Lo que no se pagaba se copiaba a mano a la semana siguiente, y los comprobantes se subían uno por uno. Entre que entraba una estimación y se pagaba podían pasar meses.

Lo que hicimos

Empezamos por lo que más dolía y fuimos creciendo, con su gente validando cada pieza antes de darla por buena:

• De noviembre de 2025 a febrero de 2026: un asistente que contesta preguntas sobre sus presupuestos históricos en lenguaje natural, desde el correo o el chat que ya usaban, y arma el Excel de la respuesta.
• De marzo a junio de 2026: los pagos aprobados se leen solos de los correos y arman la programación semanal; las facturas electrónicas se revisan contra el pago; y un tablero con chat y voz para consultar todo eso.
• Julio de 2026: un clic sobre cualquier pago abre el correo y el documento de donde salió. La idea fue de su área de Administración.
• De agosto a octubre de 2026: el padrón de proveedores con su portal y su expediente, obras, compras, contratos, órdenes de compra, estimaciones digitales, gastos de obra, mano de obra, órdenes de cambio y fianzas. Las estimaciones entraron a producción una semana antes de la fecha pactada.
• Noviembre de 2026: cierre de fase con veinte criterios de aceptación cubiertos y un manual por cada puesto que usa el sistema.

Lo que sigue está planeado para 2027: presupuestos que se calculan a partir de los costos reales de obras anteriores, diseños esquemáticos y el balance de cada proyecto.

El camino de una estimación

Así se ve uno de los procesos que hoy corren en el sistema: la estimación de un subcontratista, desde que la captura hasta que se paga. Seis personas intervienen. El sistema la lleva de una a otra, la regresa a quien debe corregirla y le avisa por correo a cada quien cuando le toca.

El impacto, medido con CREO

Mido el impacto de cada proyecto con cuatro preguntas, que llamo CREO: ¿la empresa quedó más Competitiva? ¿Más Rentable? ¿Más Eficiente? ¿Cumple mejor sus Obligaciones, las fiscales, las legales y las de sus contratos? No todo proyecto pega en las cuatro, y aquí van las que sí aplican.

Competitividad

Tiene un sistema hecho a la medida de cómo trabaja, que la competencia no puede comprar hecho. El contratista captura su propia estimación en el portal, en lugar de mandarla para que alguien la teclee.

Eficiencia

Se acabó la doble captura. La requisición de pago nace sola de la estimación autorizada, lo que no se pagó pasa solo a la semana siguiente, y cada comprobante bancario se liga solo a su pago. Revisar la semana de pagos en el celular pasó de veintiún pantallas a menos de cuatro.

Obligación

El expediente de cada proveedor revisa a diario sus vencimientos, como los comprobantes del Seguro Social y la constancia fiscal, y avisa si se va a pagar a alguien con papeles vencidos, que es lo que exige el registro de servicios especializados. Una factura cuyo importe o IVA no cuadra se rechaza, el comprobante bancario impide pagar dos veces lo mismo, y cada firma queda con fecha, hora y nombre.

Rentabilidad

Llega de forma indirecta, por lo que deja de perderse en errores, pagos duplicados y tiempo de captura. Todavía es pronto para ponerle cifra, y preferimos medir ese ahorro con la operación real en lugar de estimarlo.

El resultado

• Más de diez años de presupuestos quedaron estructurados y consultables en segundos.
• Su área de Control de Obra rehízo con calculadora una estimación real y el sistema cuadró al centavo contra su propia hoja. Una factura real también cuadró al centavo.
• Un robot recorre el proceso completo como lo haría una persona, de la estimación al pago, y lo hemos corrido cientos de veces sin una falla.
• Los ajustes que su gente pidió en una sesión de validación quedaron en producción esa misma noche.
• Al cierre de la fase, todo está entregado y validado, y lo que sigue es que su operación diaria corra en él. En palabras de su director de operaciones: «la práctica es lo que ocupamos echar a andar».

Más con menos

Padrón de proveedores, compras, contratos, estimaciones y pagos entraron a producción en unos tres meses, sin que la constructora contratara a una sola persona más y sin licencias anuales que crezcan con cada usuario. Comprar un sistema de los grandes cuesta una millonada y un año de trabajo solo para la versión base; este es suyo desde el primer día.