Volver a los casos

Logística entre México y Estados Unidos

Una cotización que se arma platicando

Un transportista que cruza la frontera con carga sobredimensionada operaba sin sistema alguno: cotizaciones en hojas de cálculo, la asignación de choferes en un pizarrón y el proceso de embarque en la cabeza de una sola persona. En tres meses quedó con toda su operación en línea, en dos idiomas, y hoy la opera por su cuenta.

El objetivo

Responder más rápido y con menos errores a su cliente principal, sin crecer la oficina, y tener bajo control lo que más riesgo le traía: los permisos de cada traslado, porque su contrato lo hacía responsable de las multas y los retrasos.

Así trabajaba antes

• Cada cotización se armaba copiando una plantilla de Excel y llenando celdas a mano.
• La asignación vivía en un pizarrón organizado por proyecto. Un mismo chofer, tracto o remolque podía quedar en dos proyectos a la vez, y el pizarrón no avisaba.
• El proceso de embarque existía solo en la cabeza de su jefa de tráfico.
• Los permisos se tramitaban con un gestor externo, y los retrasos se documentaban por WhatsApp.

Lo que hicimos

• Abril de 2026: mapeamos con su jefa de tráfico la ruta crítica de un embarque, paso por paso, y la convertimos en el diagrama del proceso.
• Mayo de 2026: la flota sincronizada a diario; el cotizador, donde se le describe el viaje al asistente, con texto o con la voz, y él llena los campos; un tablero en la pantalla de la oficina; el seguimiento de permisos con colores de urgencia; las asignaciones con aviso de choque; y un modo para que cada chofer trabaje desde su propio celular. Las cotizaciones salen en PDF en español o en inglés.
• Junio de 2026: un agente que convierte en cotización cada correo de solicitud que llega, un cotizador para traslados dentro de México, consultas en lenguaje natural sobre toda la operación, y un aviso diario de los permisos que van en riesgo de no llegar a tiempo.
• Julio de 2026: el asistente clasifica solo el tipo de servicio, la tarifa baja por tramos conforme crece la distancia, y un tabulador aprobado que permite cotizar aunque el dueño esté fuera. Además, un registro de veintisiete riesgos ligado al diagrama del proceso.

El impacto, medido con CREO

Mido el impacto de cada proyecto con cuatro preguntas, que llamo CREO: ¿la empresa quedó más Competitiva? ¿Más Rentable? ¿Más Eficiente? ¿Cumple mejor sus Obligaciones, las fiscales, las legales y las de sus contratos? No todo proyecto pega en las cuatro, y aquí van las que sí aplican.

Competitividad

Su cliente pasó de advertirle que los precios no eran sostenibles a volver a mandarle solicitudes de cotización. El gerente de planta del cliente pidió acceso al tablero para enseñárselo a su director general, y describió lo que vio como «profesionalización, compromiso, procesos, transparencia».

Obligación

Cada permiso tiene su seguimiento, su documento y su aviso de riesgo antes de que se venza el plazo que el contrato le exige. El registro de riesgos dejó por escrito qué puede salir mal en cada paso y qué control lo evita, y doce de los veintisiete ya están mitigados.

Eficiencia

La flota se actualiza sola, los choques de asignación se detectan solos, los correos de solicitud se vuelven cotizaciones solos, y una cotización se arma describiendo el viaje.

Rentabilidad

La tarifa por tramos y el tabulador dejaron el precio por escrito y con criterio, en lugar de calcularlo cada vez. El siguiente paso, conocer el costo real de cada flete, quedó planteado.

El resultado

• Todo lo anterior llegó a uso diario. En julio de 2026 el sistema se mudó a un equipo propio del transportista, que lo opera por su cuenta con mantenimiento mensual.
• Su jefa de tráfico lo usa todos los días y sigue pidiendo mejoras, que es la mejor señal de que el sistema es suyo.
• El dueño adoptó CREO para decidir qué iniciativa sigue.

Más con menos

Lo construimos un asesor y una analista en unos tres meses. Corre en una computadora pequeña que el cliente ya tenía, la inteligencia artificial le cuesta menos de cinco dólares al mes, y los choferes lo usan desde su propio teléfono. Cero licencias nuevas, cero servidores nuevos y cero contrataciones.