Volver a los casos

Transporte de carga · en curso

Reingeniería de procesos y automatización, empujando parejo

Para una transportista de la frontera norte, el combustible es «la sangre que corre por las venas» de la empresa, en palabras de su director financiero. Aun así, nadie podía contestar con datos si los litros pagados correspondían a los kilómetros recorridos. Un despacho externo rediseñó sus procesos y, en paralelo, construimos el sistema que los sostiene.

El objetivo

Saber, cada semana y no al mes, cuánto combustible consumió cada unidad, si ese consumo es razonable para los kilómetros y las horas que trabajó, y a qué obra y a qué empresa del grupo hay que cobrárselo. Su director financiero describía el proceso que había como «segmentado, desarticulado y básicamente manual».

Así trabajaba antes

• La estación de combustible y el GPS de las unidades ya se hablaban entre sí, y la contabilidad quedaba fuera de esa conversación. Cada carga se tecleaba en el sistema contable, registro por registro.
• Cuatro datos quedaban fuera de todo sistema: las horas de motor, el chofer, la obra y la firma del ticket. Dos personas los capturaban a mano, con fotos que llegaban por grupos de WhatsApp.
• Lo que surtía la pipa en las obras quedaba en una bitácora de papel.
• El rendimiento se calculaba a mano y con dos criterios distintos, y el informe financiero llegaba con un mes de retraso.
• Al revisar los datos de un mes, siete de cada diez cargas traían el odómetro en cero o en uno.

Lo que hicimos

Antes de escribir una línea, cada pieza se clasificó: qué le toca a una persona, qué se resuelve con automatización por reglas, qué pide aprendizaje de máquina y qué pide inteligencia artificial generativa. Lo que toca dinero va en código determinista, o sea que con los mismos datos da siempre el mismo resultado.

• Julio de 2026: cinco sesiones en sitio con su gente para dibujar el proceso tal como ocurre de verdad. Su equipo validó trece de trece puntos del diagrama, y de ahí salió el alcance: seis módulos.
• Agosto de 2026: una conexión a la contabilidad que solo consulta, sin escribir en ella, un portal propio y, como portada, un semáforo de rendimiento por unidad con seis reglas que cualquiera puede explicar.
• Septiembre de 2026: la captura en campo desde el teléfono del chofer, que funciona también sin señal. El chofer toma la foto del odómetro, la inteligencia artificial lee la cifra y el chofer la confirma. Capacitamos a los choferes y a las demás oficinas. Una etapa se entregó cuatro días antes del plazo.
• Octubre de 2026: la captura en campo arrancó en firme; las cargas de la estación entran solas cada madrugada; y el sistema genera el archivo que la contabilidad importa con su plantilla oficial, con IEPS e IVA desglosados. Cada puesto tiene su manual dentro del mismo portal.
• Noviembre de 2026: la entrega formal, con su lista de pruebas, y el paso a un equipo dedicado en su propio centro de datos.

El impacto, medido con CREO

Mido el impacto de cada proyecto con cuatro preguntas, que llamo CREO: ¿la empresa quedó más Competitiva? ¿Más Rentable? ¿Más Eficiente? ¿Cumple mejor sus Obligaciones, las fiscales, las legales y las de sus contratos? No todo proyecto pega en las cuatro, y aquí van las que sí aplican.

Competitividad

Dirección pasó de esperar el informe mensual a tener un corte cada semana. En palabras de su director financiero: «si yo tengo un corte semanal, me permite tomar decisiones y corregir desviaciones antes de llegar al reporte financiero».

Rentabilidad

Cada litro queda ligado a una unidad, a una obra y a la empresa del grupo que lo debe pagar, y el sistema enseña en pesos lo que falta por revisar. Una plaza completa, que estaba fuera de todo reporte, entró al control.

Eficiencia

Las fuentes entran solas, sin teclear. El chofer captura desde su propio teléfono y la oficina deja de transcribir fotos de WhatsApp.

Obligación

El sistema escribe a la contabilidad solo con la plantilla oficial y con su propia serie de folios, deja intacta la facturación electrónica, y desglosa los impuestos comprobados contra la factura. Cada archivo de origen guarda su huella digital, y cancelar una carga deja registro de quién, cuándo y por qué.

El resultado

• En sus primeras tres semanas, la captura en campo llegó a 87 de cada 100 cargas de la estación. En la semana de práctica eran 46.
• La primera semana completa cuadró al litro contra la factura del proveedor de combustible.
• En una de las plazas, la estación y la contabilidad difieren una décima de punto porcentual.
• El sistema ya marcó compras en otras gasolineras sin su salida registrada, capturas que llegaron horas tarde, y una diferencia entre lo que se cargó a una pipa y lo que repartió.
• Al calibrar las reglas con su gente, las alertas falsas de odómetro bajaron a menos de un tercio.
• De cada catorce peticiones de su gente en una semana, once se resolvieron el mismo día.

La regla dura del proyecto: el sistema marca, y la decisión final siempre es de una persona. Su director financiero lo dijo mejor: «de nada nos van a servir muy buenos datos de alertas si consciente o inconscientemente decidimos no hacer nada con ellos».

Más con menos

Seis módulos en operación en unas ocho semanas, con un equipo de dos personas. Se aprovechó lo que ya tenían: la estación, el GPS, sus cuentas de correo y los teléfonos de los choferes. La forma de entrar a la contabilidad la propuso su propia asesora contable, y las preguntas abiertas del proyecto bajaron de veintiocho a dos.